Archiwizacja dokumentacji budzi sporo wątpliwości i to już na etapie właściwego zrozumienia tego pojęcia. Dzisiaj staramy się rozwiać wszystkie wątpliwości, które mogą pojawić się podczas planowania tego procesu w swojej firmie.
Archiwizacja dokumentów a przechowywanie akt – czy to to samo?
Bywa, że drobne nieporozumienie lub niewłaściwe zdefiniowanie jakiegoś zjawiska powoduje spore kłopoty ze zgłębieniem danego zagadnienia. Takie wątpliwości i niedopowiedzenia dotyczą również spraw związanych z firmowymi aktami. Dość często można bowiem spotkać się ze zrównywaniem archiwizacji i przechowywania. Chociaż oba procesy dotyczą dokumentacji firmowej, nie są one w żadnym razie tym samym.
Archiwizacja dokumentów to działania mające na celu profesjonalne uporządkowanie zbiorów. To zadanie wymagające doświadczenia, kompetencji i wiedzy na temat zasad stosowanych w archiwistyce. Do najważniejszych etapów archiwizacji można zaliczyć nadanie dokumentom terminów przechowywania. Aby to zrobić, trzeba doskonale zdawać sobie sprawę, jak długo poszczególne typy dokumentacji powinny przebywać w archiwum.
Przechowywanie to z kolei sama czynność przetrzymywania dokumentacji w archiwum. Możemy więc mówić o nim nawet w sytuacji, gdy archiwizacja dokumentacji nie została przeprowadzona. Do przechowywania wykorzystuje się regały, szafki, szafy. Akta można składować w ten sposób albo we własnej siedzibie, albo poza firmą, z pomocą specjalistów.
Archiwizowanie dokumentów – przez jaki czas możemy przechowywać akta firmowe
Jak wcześniej wspomniano, wszystko zależy od typu dokumentacji. Inaczej podejdziemy więc do dokumentów księgowych, a inaczej do pracowniczych. Oto najważniejsze zasady, którymi warto się kierować:
- dokumenty księgowe i podatkowe przechowuje się przez okres pięciu lat, liczonych od końca roku, w którym upłynął termin uiszczenia podatku
Dotyczy to np. rejestrów VAT, dowodów księgowych, ewidencji przebiegu pojazdów itp. Ordynacja podatkowa w ten sam sposób traktuje także takie akta jak ewidencja przychodów czy księga przychodów i rozchodów.
- dokumenty związane z ZUS przechowujemy przez okres pięciu lat, liczonych od dnia, w którym dokumenty zostały przekazane do ZUS
Mowa o kopiach deklaracji rozliczeniowych, raportach miesięcznych itp.
- dokumenty pracownicze
Tutaj sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Jeszcze do 2018 roku akta osobowe przechowywane były przez pięćdziesiąt lat. Od 2019 roku okres ten skrócono. Obecnie dokumentację pracowniczą od momentu ustania stosunku pracy przechowuje się przez 10 lat.
Jak widać, specjaliści oferujący takie usługi jak archiwizacja dokumentów muszą pamiętać o wielu zasadach. Sprawy nie ułatwia fakt, że przepisy ulegają zmianom. Na szczęście profesjonalne podmioty działające w tej branży, pamiętają o każdym szczególe. Taką pewnością możemy cieszyć się, korzystając m.in. z usług firmy Rhenus.